リモートワークが普及し、Web会議が増えている方も多いのではないでしょうか？
Web会議では、対面の会議よりファシリテーションが難しく、時間内にちゃんとした結論に至ることの難易度が上がっている様に思います。
一方で、リーダーやこれからリーダーになる方は、今後Web会議を前提としたファシリテーションも必須スキルの一つとなっていくと思います。
また、まだWeb会議が浸透し切っていない現状で、しっかりとWeb会議のファシリテーションを出来れば、それだけで社内での競争優位を獲得出来ます。
今回は、そんなWeb会議のファシリテーションにおいて、ここ半年で100回以上のWeb会議を経て得た、特に有用だったと思えるについてご紹介します！
①まず準備ありき
まず、何と言っても準備ありきです。
ある意味ここさえきちんとしていれば、ほぼ勝利が確定した様なものです。
具体的には、会議のゴールを決め、そこまでに持っていくストーリー(発散/収束等)、それぞ」の段階で人、情報がどの様な状態になっていれば良いのか、をきちんと決めておきます。
忙しい時はどうしてもおざなりにしてしまいがちですが、たとえ5分でも良いので準備は絶対にしておきましょう！
②経緯を書きながら示す
Web会議だと、相手の表情の機微が読みづらく、本当に納得しているかが掴み辛いです。
そのため、議論の内容は必ず皆に見える形で共有しながら進めましょう。
例えば、メモ帳やパワポへのコメントをガリガリ書きながら進める形です。
こうすることによって、認識齟齬はその場で解消でき、「後出し」の防止にも繋がります。
③フレームワークは一つだけ使う
ファシリテーションと言うと、どうしても色々なフレームワークを頑張って使いたくなりますが、ぶっちゃけ慣れないと無理です笑
ですので、もしフレームワークを使いたいなら、会議前に一つ決めて、それを使う様にしましょう。
意見の発散ならSCAMPER等ですね。
後は、基本的なストーリーに沿っていればOKです。
フレームワークを沢山使ってみようと思うと、結局使えずに無駄な不完全燃焼感が溜まるだけなので、コツコツ一つずつ習得するのが吉です。
④ツールを最大限活用する
Web会議では、ツールを最大限活用しましょう。
Zoom等は勿論、BoxのメモやMural等の同時に更新出来るメモやボードは非常に有効です。
また、Web会議で使っているツールとは別に、Slack等のルームも使っておくと、接続不良の時のコミュニケーションをフォロー出来るのでbetterですよ。
⑤8割でOK
また、特にWeb会議では、対面の時よりも目指すゴールを欲張らない様にしましょう。
相手の顔色が伺いにくいが故、全体としてまとまりづらく、バランスを欠いて喋り過ぎてしまう人もいます。
ですので、予め余裕を持ったゴールを設定しておく方が良いです。
⑥リアクションを大きくする
最後に、リアクションは出来るだけオーバーにしましょう。
うなづきを大きくしたり、表情も出来るだけ動かす様にします。
話している側だとよくわかるのですが、リアクションが無いと、そもそも聞こえてるの？と思ってしまうことがよくあります。
少しでも参加者が話しやすい環境作りをするため、不自然にならないレベルでオーバーリアクションを心がけましょう。
最後に
以上、これまでのWeb会議で培った推進のポイントでした！
少しでも参考になる点があれば幸いです！
