最近では会議におけるWeb会議の割合が増えた人も多いのでしょうか？
「対面の方が相手の表情や空気が読み取りやすくて楽」「Web会議だと相手がきちんと話を理解してくれているか分かりづらい…」といったマイナス面が気になっている人も多いのでしょうか？
確かにWeb会議は対面の会議と勝手が異なる点が多々あります。
ただし、労働環境の変化によって、今後は世の中の会議は基本的にWeb会議に移行していくと考えておいた方が良いでしょう。
「そんな極端な」と思われるかもしれませんが、会議はWebでサクッと終わらせて作業・アウトプットに集中するA社と、わざわざ毎回スーツを着て集まって、終わったらダラダラと帰宅するB社があった場合、どちらが今後生き残ると思いますか？
対面の会議にこだわる会社は、結果として生産性で絶対勝てないので、間違いなく廃れていきます。
これを読んでいるあなたは、是非今後はWeb会議を前提に、Web会議をリードできる人になりましょう！
「とはいってもWeb会議は進行がやりにくくて…」という方に向け、今回はWeb会議における進行のポイントをご紹介します！
Web会議進行のポイント①事前にリハーサルしておく
Web会議の難しいところは、相手の反応が見えず、一人でただ喋っている気になってしまうことです。
「あれ？聞こえてる？」と感じる様な中で、一人で滔々と喋るのはかなり厳しいものです。
ですので、ペースを掴むためにも、事前に一度リハーサルしておきましょう。
事前に説明するべきものについて、実際のWeb会議が始まったと想定して、そのまま喋ってみましょう。
恐らく画面のどこを指しているかの補足が不足していたり、話す順序が意外と難しいことに気が付くと思います。
本番前に一度リハーサルをしておくことで、本番における説明で圧倒的な余裕が生まれます。
最低10分でも良いので、Web会議前にはリハーサルを絶対にやっておきましょう！
Web会議の進行のコツ②「間」を取る時間を決めておく
Web会議の難しいところは、相手の反応が見えづらいとこです。
そのため、気が付いたら好きなだけ話してしまい、ペースが早くなりがちです。
そのため、ポイントポイントで「 間」を取る時間を決めておきましょう。
例えば、スライドを使って説明している場合、次のスライドに移ったら1秒間を空ける、「何か質問ありませんか？」と聞いたら4秒間を空ける、等自分なりのルールを決めておきましょう。
取るべき間を決めておくと、反応が無くてテンパることが無くなります。
是非あなたなりの間の取り方を決めて、ペースを掴める様にしましょう！
Web会議進行のポイント③発見内容は書き出しながら画面に投影する
Web会議だと、微妙なニュアンスや阿吽の呼吸が使えません。
そのため「この意図で言ったんじゃないんだけど」という認識齟齬が発生しがちです。
ですので、参加者の発言内容は、メモアプリか何かを画面に映しながら、タイムリーに確認出来る様にしておきましょう。
こうすることにより、間違いがあればその場で気付きやすくなりますし、発言者も聞いてくれていると言う安心感を感じられます。
Web会議では皆が画面を見ているメリットを最大限活かしましょう。
これからはWeb会議を前提に仕事をしよう
今後、世の中の会議はWebがベースになっていくでしょう。
Web会議なら、世界中の誰とでも1分後に打ち合わせが出来ます。
リモートワークが前提となる世の中において活躍するためにも、是非今の内からWeb会議が得意な人になっておきましょう！
少しでもご参考になれば幸いです。
※オススメの本、アイテム
リモートワークでは良くも悪くも画面に映る自分の印象を操作しやすくなりました。
「音声がクリア」「顔が良く見える」だけでも、かなり印象が良くなります。
マイクやデスクライトは値段の割に効果抜群なので、是非今後のために用意してみてはいかがでしょうか。
