職業柄、たまに大量のデータ分析をして結果をまとめてアウトプットする作業が発生します。
分析対象のデータをPythonで加工したり、一部出力データをExcelで綺麗に加工したり、結果をPower Pointにまとめたり…こういったタスクって、やっている内に「あれ？今自分で効率的に進められてるかな？」といった疑問が浮かぶことが多かったんですよね。
実際気が付いてみたらとっちらかっていて非常に効率が悪かったり。
実は最近、たまたま全く同じ作業をある同僚とやっていたところ、同僚の方が約1.5倍程早いことに衝撃を受けたという事態がありました。
綺麗に同じ作業だったので、差が歴然だったことにかなりショックを受けたので、その同僚を真剣に観察して、高速化するポイントを整理し、実践したところ、その同僚と近いレベルまでスピードアップすることが出来ました。
今回は、このポイントをどんな作業にも適用出来るよう汎用化したので、「(特に作業的な)仕事が遅い」とお悩みの方に役に立つ情報になっていると思います！
それでは見て行きましょう！
ポイント①タスク発生後直後に着手する
一番重要なのがこれです、タスク発生後直後に着手することです。
こういった明らかに手間がかかるような作業って、どうしても後ろ倒しにしがちなんですよね。特に、分析の一部にこれまでやったことが無い内容がある場合に、ついついそうなりがちです。
そうやって後ろ倒しにしていると、特に困るのが、低レベルな質問を後の方にやってしまうことが発生するんですよね。
「お前今更これ聞くの？」といった内容が意外と後で発生してしまい、どんどん聞きづらくなる…これが結構辛いのです。
ですので、タスク発生後、何も考えずにシームレスにこのタスクに取り組むことを習慣化すると良いと思います。
これにより、軽い内容だけど聞かないと無駄に時間がかかる質問を最初の方に消化することが出来て、結果かなり生産性が高まります！
タスクのスタートダッシュを早くしよう！
ポイント②15分だけタスクを整理する
まず、15分だけタスク全体象とステップを整理しましょう。ここでポイントは、15分だけ、というところです。
自分は結構最適なステップを納得出来るまで考え続けてしまうのですが、これをやってしまうと、着手が気が付いたら結構遅れてしまい、結果生産性が下がってしまうのです。
実際に着手しないことには分らない点は多々あるものです。ですので、15分だけ考えたら、手を動かしてしまう、というところを進めてしまいましょう。
タスクの全体像を把握してから着手しよう！「
ポイント③ミニマムで最後まで通しでやり切る
データ分析の例で言うと、まず1つのデータについて、データの取得、加工、分析、結果のまとめ、最終的な報告資料への記載、までをミニマムで通しでやり切ってしまいましょう！
こうすることにより、特に後半に待ち構えているやらないと分らない大きな落とし穴を、早期に発見することが可能になります！
また、特に最終的になアウトプットの形(例えば最適なモデルの形からグラフのスケールといった細かい点等)については、出した後に色々と指摘を受けることが非常に多いです。
ですので、可能な限り早く、最終的なアウトプットゴールについて明確にしておくことが非常に重要です。
まずはミニマムで一通り完了させよう！
ポイント④脳内で分業化して進める
ミニマムで通しでやり切れば、概ね作業中に発生しうるリスクの顕在化、対策は済んでいると思われます。
後は単純に如何に高速で処理するかです。
この時におすすめするのが、タスクの各グループを、頭の中で分業化した自分達にやらせるイメージで取り組むのです。
すこし分かりにくいと思いますので具体的に言いますと、例えば、作業のグループが、
- データ収集
- データ加工
- データ分析
- 報告資料への取りまとめ
に分けられるとすると、脳内で自分A～Dを作り出し、
- データ収集 →自分Aが担当
- データ加工 →自分Bが担当
- データ分析 →自分Cが担当
- 報告資料への取りまとめ →自分Dが担当
のように分担するイメージを持つのです。
例えば、データ収集作業の時は、自分Aになり切り作業しているので、ひたすらデータ収集作業に集中し、完全にやり切ります。
それが終われば、次にデータ加に取り組む、といった流れです。
作業中迷子になりやすいのは、こういった作業グループをあっちこっちに行ったり来たりするからです。
ですので、脳内で「分業」化することにより、例えばデータ収集中に、ふとデータ加工の件が気になっても、「自分の仕事ではない」と考えることが出来るので、集中して同じグループの作業を完了することが出来るようになるのです。(勿論、PCの処理を裏で回しておく等の切り出しは全然OKです)
シングルタスクを徹底しよう！
最後に
今回は身近に非常に優秀な同僚がいて、たまたまですが高速化のスキルを盗むことが出来て非常にラッキーでした。
これを読んで下さった方に何かしらご参考になれば幸いです！
