在宅勤務になり、Zoom等のWeb会議で仕事を進めている人も多いのではないでしょうかか？
私もここ暫くWeb会議が基本なのですが、やはりお互い顔が見えないなかでの議論が多く、「議論が空中戦になる」ことが多発しています。
議論が空中戦になると、「今何について話しているのか？」「そもそも今は話しているテーマは重要なのか？」「誰と誰の意見がどう噛み合っていないのか？」が曖昧になり、参加者のモチベーションが著しく低下してしまいます。
そこで、この記事では、Web会議で空中戦になった時に、どうファシリテートすれば上手くいくかについて、実践的な手をご紹介します！
空中戦になった時にすべきこと①目に見える何かを提示する
一番効果的なのが、何か具体的な物を見せて議論の共通認識を合わせることです。
例えば、下記の様なものです。
- 使えそうな既存資料
- メモで文章化
- PowerPointで図示化
- Excelで表化
兎にも角にも目で見えるアウトプットをベースに議論を収束させます。
空中戦になるのは、大抵は論点がずれていることが原因である場合が多いです。
その論点のズレをWeb会議の場で正確に言葉で表現することはかなり上級のスキルが必要です。
そこで、一旦目に見える何かを提示し、それを足掛かりにすることにより、論点がズレている、また どのようにズレているのかを関係者が認識することが遙かに容易になります。
個人的にはこの手法でかなり乗り切れると感じているので、空中戦になったら、まずは「目に見える物を提示して議論しよう」と考えてみて下さい！
文章、図、表、何でも良いから画面に投影しながら進めよう！
空中戦になった時にすべきこと②課題管理項目としてさっさと切り上げる
空中戦になっている原因が、明らかに今議論すべきことでないことの議論になってしまっているという場合もあります。
多くは、意志決定に責任のあるプロジェクト上位の方が、特定のテーマが気になり過ぎて、その場で結論を出すのは難しいのに固執してしまうパターンです。
その場合は、その議論を成立するために必要なステップや前提を軽く説明し、さっさと切り上げて課題として取り扱うことにして一旦その場を締めましょう！
空中戦が続くと無駄にメンバを疲弊させてしまう可能性があるため、労力と時間を最大限節約する方針に切り替えて対応してしまうのです。
話すべきテーマに絞った議論にしよう！
Web会議時代のファシリテートはドキュメントを制する
今後、Web会議が益々打ち合わせの主流になっていくと思われます。
その中で、今後はこれまでより目に見えるもの、つまりドキュメントが重要になっていくと思われます。
対面だと、お互いの顔色をうかがいながら、ある程度阿吽の呼吸でやっていた部分が無くなり、最も情報の多い視覚情報が全てドキュメントに持っていかれるからです。
つまり、Web会議時代に会議を制するのは、ドキュメントの量と質です。
非常に単純な話ですが、ドキュメントの作成数や質が、これまでよりさらに成果に直結する可能性が高くなるのです。
今回空中戦をまとめるためにもドキュメントを活用しようと述べた通りですが、それに限らずWeb会議全般において、ドキュメントで議論をコントロールすることが出来る範囲が大きくなっていくでしょう。
是非、これまでよりさらに成果ドキュメントの改善を意識してみてください。
ドキュメントの質の向上に努めよう！
【まとめ】Web会議のスキルを向上しよう
思わぬパンデミックから増えたWeb会議ですが、今後より場所に捕らわれない働き方が主流になっていくと思われます。
世の中にはまだ、「対面じゃないと」という(特に年配の)人も多いと思いますが、会議をWebのみにで満足に進められるスキルがあれば
- 場所を選ばず働ける様になる
- 移動時間の無駄を0に出来る
- 複数の仕事を掛け持ち出来る様になる
とメリットだらけです。
是非ともWeb会議のファシリテーションスキルも鍛えていって頂ければと思います！
少しでもご参考になれば幸いです！
