あなたは仕事を始める時、すぐに着手、スタートダッシュができていますか?
特に頭を使わないといけない重めの仕事の場合、着手が億劫になり、気が付いたら1時間過ぎ、2時間過ぎ…果ては翌日着手となってしまっていませんか?
自分の場合、特に今までやったことの無い内容の資料を作成する時、ついつい後回しがちで、結果深夜に頭が働かない状態の中苦しむ…といったことが頻繁に発生していました。
流石にこれはまずい!ということで、色々と調査し、特に重くて後回しにしがちな仕事について、スタートダッシュをするためのルーティンを編み出しました。
このルーティンを実践することにより、重い仕事の着手のスピードが劇的に改善しました。
今回はついつい後回しにしがち、でもやらないといつまでも終わらない…といった仕事に着手するためのすぐに実行できるオススメルーティンをご紹介します!
①PCのデスクトップの整理から始める
仕事スピード着手のルーティンの基本方針は、「負荷をミニマムなものから徐々に上げていく」という考え方です。
まずは殆ど頭を使わなくて良い、PCのデスクトップの整理から始めましょう!
特に追い込まれている時程、デスクトップはぐちゃぐちゃになっていると思います。
このファイルは必要、このファイルは不要と整理していく中で、やるべきこと、やらなくてもいいことについても自然と明確になっていきます。
また、とにかく手を動かして作業することで、仕事モードへと移行することもできます。
まずはリラックスして、デスクトップの整理を淡々とやりましょう。
②類似事例の情報収集をする
次に、類似事例の情報収集をしましょう。
重くて手が付かない仕事というのは、往々にして今までやったことの無い仕事の場合が多いと思います。
例えば、上司から全く経験の無い中期経営計画書のドラフトの作成を頼まれたとします。
何からやれば…と途方にくれちゃいますよね。
そういった場合、社内の去年の中期経営計画を見たり、Web上で検索して他社の資料を引っ張って来たりと、まずはインプットを増やしましょう。
基本的にアウトプットはインプットの質と量に比例します。
まずはひたすらインプットしてイメージを持つことが重要です。
これだけでもかなり着手のハードルが下がると思います。
③頭を使わない部分から着手する
デスクトップの整理が完了し、情報収集が終わったら、いよいよ作業に着手しましょう。
ただ、作業の着手の対象についてもポイントがあります。
ここでのポイントは、「頭の使わない部分から着手する」ことです。
上の中期経営計画の作成の例で言うと、肝となる経営方針は非常に頭を使う部分ですよね。
一方で、例えば財務情報の取りまとめや、環境対策施策内容の紹介といった部分は、単に情報を集めるだけですよね。
そういった、機械的に進められるところから着手するのがオススメです。
頭を使う本丸部分はテーマとして認識はしておき、考えを熟成しつつ、まずは着手しやすいところから作業を開始しましょう。
作業が進めば頭も活性化して来るので、そのタイミングで頭を使う部分に着手しましょう。
最後に
頭を使ったり、やったことない仕事だと、どうしても着手が遅くなりますよね。
自分の場合もモヤモヤしながらも放置して、結果追い込まれて苦しむ…といったループを延々と繰り返してきました。笑
今回はそんな中で色々調べつつ試行錯誤して編み出したルーティンなので、少しはご参考になるかと思います。
少しでも興味を持たれたら、すぐに実践してみることをオススメします!
※オススメの本
海馬
初心者でも脳の仕組みがよく分かる良書です。脳の仕組みと、どうすればより効率的に結果を出せるか、といった実践で使える知識も盛り沢山です!